Consejos de gestión del tiempo
By: workplace.com
A medida que la forma de trabajar -y el lugar donde lo hacemos- sigue cambiando, es esencial ayudar a los trabajadores remotos y de primera línea a mantenerse comprometidos y productivos.
Gestionar el tiempo en el trabajo puede ser un reto. Quizá por eso las personas y las organizaciones no siempre son muy buenas en ello. Pero en el mundo del trabajo remoto creado por la pandemia global, gestionar bien el tiempo es un elemento esencial para la productividad.
Es una regla universal. Se aplica tanto a los que vuelven lentamente a los acuerdos de trabajo híbrido en la oficina como a los empleados que siguen trabajando a distancia o desde casa. Y se aplica especialmente a los trabajadores de primera línea: en los puntos de venta, las fábricas y los almacenes.
Las personas y los equipos necesitan encontrar formas de organizar sus días de forma eficaz, donde y cuando sea que trabajen.
Ahí es donde entra en juego una buena gestión del tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Si alguna vez ha programado una cita con un colega, ha gestionado su tiempo. Si alguna vez ha decidido que no vale la pena terminar una tarea, también ha gestionado tu tiempo. Pero ¿por qué es tan importante?
Por qué es importante la gestión del tiempo
Un día bien organizado puede ayudar a reducir los niveles de estrés y aumentar la productividad.2 Cuando las personas planifican y ejecutan cuidadosamente las tareas, se sienten más seguras en su trabajo. Entregar los proyectos a tiempo también ayuda a generar confianza y respeto por parte de los compañeros.
Gestionar bien el tiempo también puede mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada, que es muy valioso tanto para los empleados como para las organizaciones. Los empleados con un buen equilibrio entre la vida laboral y personal tienen un 10% más de probabilidades de permanecer en sus empresas.
La gestión del tiempo y los empleados de primera línea
Esta combinación puede crear una desconexión que podría tener graves consecuencias para la productividad y la capacidad de gestión del tiempo del personal de primera línea. Una desconexión que les impide dedicar su tiempo a dirigir equipos, resolver problemas y atender a los clientes.
Gestión del tiempo y trabajo híbrido
Pero hay que tener cuidado con el trabajo remoto e híbrido. Cuando se trabaja desde casa, los límites entre el hogar y el trabajo pueden difuminarse y provocar estrés y agotamiento.
Dar a los empleados más libertad para organizar su propio tiempo puede ser vital para afrontar este reto. La flexibilidad horaria es una de las cosas que más valoran los empleados del trabajo a distancia. Así que dé a los equipos toda la que pueda y utilice una combinación de herramientas y comprobaciones periódicas para asegurarse de que la gente no está echando más horas de las que debería y está utilizando el tiempo de la forma más eficaz.
¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de gestión del tiempo?
Antes de poder mejorar sus habilidades de gestión del tiempo o las de su equipo, tiene que reconocer cuándo hay un problema.
Hay muchos indicios. Uno de los más evidentes es el incumplimiento de los plazos. Si la gente entrega los proyectos sistemáticamente más tarde de lo que debería, o si la gente sigue pidiendo prórrogas, probablemente sea el momento de actuar.
La caída de los estándares de trabajo es otra señal segura de que el tiempo es un problema. Y si los miembros de tu equipo llegan constantemente tarde a las reuniones y parecen nerviosos, también podrían sentirse presionados por el tiempo.
Cuando el tiempo es precioso, nuestro estado de ánimo también se ve afectado. Si un colega se muestra más impaciente o ágil durante las conversaciones, es posible que le cueste terminar su trabajo. Sentirse más estresado de lo habitual o notar que tus compañeros parecen más cansados o ansiosos mientras hacen malabares con sus responsabilidades son otros indicios.
Plantear un problema de gestión del tiempo
Ningún problema de gestión del tiempo es igual, por lo que una buena comunicación empresarial es la clave para tratar un problema. Si un miembro del equipo tiene problemas de gestión del tiempo, intenta averiguar si:
- Está sobrecargado de trabajo que realmente no puede encajar en su horario
- El problema es la forma de hacer el trabajo
- Es una mezcla de ambas cosas
Si están sobrecargados de trabajo, es cuestión de redistribuir parte de su trabajo o darles la confianza necesaria para delegar en otros miembros del equipo. Si su forma de trabajar les está causando dificultades, es posible que sus habilidades de gestión del tiempo necesiten mejorar, y puedes poner en marcha un plan para entrenarles.
6 consejos para mejorar la capacidad de gestión del tiempo
- Priorizar y programar
No todas las tareas son iguales. Sin embargo, cuando organizamos nuestros días, muchos de nosotros amontonamos los pequeños recados que tenemos que hacer junto a proyectos más grandes. Su primer paso debería ser siempre priorizar su lista de tareas. Un sistema de dos niveles debería funcionar bien. Una vez que haya decidido cuáles son las tareas más importantes, construya su agenda en torno a ellas. Construya sus plazos en su planificador de productividad.
- Aprenda a decir no
Todos necesitamos establecer límites para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada. Y aunque es tentador decir que sí a todos los compañeros de trabajo, sobre todo cuando se es nuevo en un empleo, no es práctico. Si ha priorizado y asignado una cantidad razonable de tiempo a las tareas, debería sentirse seguro al decir a los demás que no tiene tiempo. Recuerde que a menudo no está solo: pedir ayuda a sus compañeros en la oficina o a través de una videollamada puede ayudar a aligerar la carga.
- Empiece pronto
Si empieza el día temprano y lejos de los plazos que se avecinan, puede planificar su tiempo cuidadosamente sin estresarte por otras tareas. Aproveche el periodo de tranquilidad para preparar el día o quizás para adelantar sus tareas. Pueden surgir complicaciones inesperadas en cualquier momento, y empezar temprano le dará la mejor oportunidad de resolver los problemas a tiempo para las fechas de entrega.
- Sea realista
La gente puede someterse a un estrés innecesario para cumplir los plazos. Los mejores planificadores saben que los problemas pueden surgir en cualquier momento y que las cosas pueden tardar más de lo previsto. Para mantener la concentración en una tarea, hay que hacer descansos regulares y desconectar de las responsabilidades. Aproveche la pausa para hablar con los compañeros de la oficina o por videochat para descargar y volver al trabajo con la cabeza despejada.
- Reduzca las actividades que le hacen perder el tiempo
Hay cosas que le hacen perder el tiempo de forma natural, así que intente evitarlas. Las reuniones mal organizadas, por ejemplo, están entre los peores culpables de la pérdida de tiempo. Un estudio del servicio de programación en línea Doodle reveló que estas reuniones cuestan a las empresas estadounidenses más de 339.000 millones de dólares al año. Si va a tener una reunión, asegúrese de que hay una agenda para pasar por todo lo que tiene que discutir, y luego deje de hacerlo.
- Experimente con estrategias
No hay una forma perfecta de gestionar el tiempo de todo el mundo. Lo que funciona para algunas personas puede no funcionar para otras. Por suerte, hay muchas teorías que puede ajustar para que se adapten a usted y a su equipo. Puede que le guste un método para planificar la semana y otro para decidir cuánto tiempo dar a las tareas individuales. Algunos enfoques funcionan bien para los individuos, pero no lo hacen tanto cuando se trata de organizar equipos. Intente experimentar con una serie de ideas para encontrar lo que mejor funciona.
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